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Pubblicato il 25.05.2018
Nel corso di qualsiasi processo di selezione, tutte le società del gruppo Odlo (di seguito, Odlo) raccolgono e utilizzano dati per adempiere agli obblighi di protezione dei dati personali.
Quali informazioni raccogliamo?
Odlo raccoglie diverse informazioni su di te, tra cui:
il tuo nome, indirizzo e dati di contatto, compresi indirizzo email e numero di telefono;
dettagli sulle tue qualifiche, competenze, esperienze e precedenti lavorativi;
informazioni sul tuo attuale livello retributivo, inclusi eventuali benefit;
se hai una disabilità per la quale l’organizzazione deve prevedere adeguamenti ragionevoli durante il processo di selezione.
Odlo può raccogliere queste informazioni in vari modi. Ad esempio, i dati possono essere presenti nei moduli di candidatura, nei CV o nei curriculum, ottenuti dal tuo passaporto o da altri documenti di identità, oppure raccolti tramite colloqui o altre forme di valutazione.
Possiamo anche raccogliere dati personali su di te da terze parti, come referenze fornite da ex datori di lavoro. Richiederemo tali informazioni a terzi solo dopo averti fatto un’offerta di lavoro e ti informeremo che stiamo procedendo in questo senso.
I dati saranno conservati in diversi luoghi, incluso il tuo fascicolo di candidatura, nei sistemi di gestione HR e in altri sistemi IT (inclusa la posta elettronica).
Perché Odlo tratta i dati personali?
Abbiamo bisogno di trattare i dati per compiere azioni su tua richiesta prima di stipulare un contratto con te. Potremmo anche dover trattare i tuoi dati per concludere un contratto.
In certi casi, dobbiamo trattare i dati per garantire il rispetto degli obblighi di legge. Ad esempio, è obbligatorio verificare che un candidato idoneo abbia il diritto di lavorare in Svizzera o nell’Unione Europea prima dell’inizio del rapporto di lavoro.
Odlo ha un interesse legittimo nel trattare i dati personali durante il processo di selezione e nel mantenere una registrazione dello stesso. Il trattamento dei dati dei candidati ci permette di gestire la selezione, valutare e confermare l’idoneità di una persona e decidere a chi offrire un impiego. Potremmo inoltre dover trattare i dati per rispondere o difenderci da eventuali azioni legali.
Odlo può trattare categorie particolari di dati, come informazioni sull’origine etnica, orientamento sessuale o religione/credenze, per monitorare le statistiche relative alla selezione. Possiamo anche raccogliere informazioni sull’eventuale presenza di disabilità per prevedere adeguamenti ragionevoli per chi ne ha bisogno.
Trattiamo tali informazioni per adempiere ai nostri obblighi e per esercitare diritti specifici in relazione al rapporto di lavoro. Se la tua candidatura non avrà esito positivo, Odlo potrà conservare i tuoi dati personali nel caso si aprissero future opportunità professionali adatte a te. Ti chiederemo il consenso prima di conservare i tuoi dati per questo scopo oltre il termine previsto, e potrai revocare il consenso in qualsiasi momento.
Chi ha accesso ai dati?
Le tue informazioni possono essere condivise internamente per le finalità della selezione, e ciò include:
i membri del team HR e di selezione, gli intervistatori coinvolti nella selezione, i responsabili dell’area con la posizione aperta e il personale IT, se l’accesso ai dati è necessario per svolgere le proprie mansioni.
Non condivideremo i tuoi dati con terze parti, a meno che la tua candidatura abbia esito positivo e ti venga fatta un’offerta di lavoro. In tal caso, condivideremo i tuoi dati con ex datori di lavoro per ottenere referenze e con fornitori di servizi per svolgere i necessari controlli di background.
Come protegge Odlo i dati?
Prendiamo molto sul serio la sicurezza dei tuoi dati. Abbiamo politiche e controlli interni per garantire che i tuoi dati non vengano persi, distrutti accidentalmente, utilizzati impropriamente o divulgati, e che siano accessibili solo ai nostri dipendenti nell’ambito delle loro mansioni.
Per quanto tempo Odlo conserva i dati?
Se la tua candidatura non andrà a buon fine, l’organizzazione conserverà i tuoi dati per 6 (sei) mesi dalla fine del relativo processo di selezione. Se acconsenti a lasciarci i tuoi dati per future opportunità, li conserveremo per ulteriori 6 (sei) mesi. Alla scadenza di tale periodo, o se revochi il consenso, i tuoi dati verranno eliminati o distrutti. Quando invierai il tuo CV, ti chiederemo se autorizzi la conservazione per l’intero periodo di 12 mesi per essere considerato per altre posizioni.
Se la tua candidatura avrà successo, i dati raccolti durante la selezione saranno trasferiti nel tuo fascicolo HR (sia elettronico che cartaceo) e conservati durante il rapporto di lavoro. I tempi di conservazione ti saranno comunicati in una nuova informativa privacy.
I tuoi diritti
In conformità con la normativa vigente, hai i seguenti diritti riguardo ai tuoi Dati Personali trattati da noi:
Diritto di accesso
Diritto di rettifica
Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”)
Diritto di limitazione del trattamento
Diritto alla portabilità dei dati
Diritto di opposizione al trattamento basato su interessi legittimi (art. 6, par. 1, lett. f GDPR) per motivi connessi alla tua situazione particolare.
Se vuoi esercitare uno di questi diritti, puoi contattare Cécile Banz a human.resources@odlo.com
Se ritieni che l’organizzazione non abbia rispettato i tuoi diritti in materia di protezione dei dati, puoi rivolgerti al responsabile privacy scrivendo a dataprivacy@odlo.com
Cosa succede se non fornisci i dati personali?
Non hai alcun obbligo legale o contrattuale di fornire dati a Odlo durante il processo di selezione. Tuttavia, se scegli di non fornirli, potremmo non essere in grado di elaborare correttamente – o affatto – la tua candidatura.