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Publié le 25.05.2018
Dans le cadre de tout processus de recrutement, toutes les sociétés du groupe Odlo (ci-après « Odlo ») collectent et utilisent des données afin de répondre à leurs obligations en matière de protection des données.
Quelles informations collectons-nous ?
Odlo collecte plusieurs types d’informations te concernant, notamment :
ton nom, ton adresse et tes coordonnées, y compris ton adresse e-mail et ton numéro de téléphone ;
des informations sur tes diplômes, compétences, expériences et parcours professionnel ;
des données relatives à ta rémunération actuelle, y compris tes droits à des avantages ;
le fait que tu aies ou non un handicap nécessitant des adaptations lors du processus de recrutement.
Odlo peut recueillir ces informations de différentes façons : via des formulaires de candidature, des CV, des passeports ou autres documents d’identité, ou encore lors d’entretiens ou d’autres formes d’évaluation.
Nous pouvons aussi collecter des données personnelles te concernant auprès de tiers, comme des références fournies par d’anciens employeurs. Nous ne solliciterons ces informations auprès de tiers qu’après t’avoir fait une offre d’emploi et nous t’en informerons.
Les données seront stockées à différents endroits, notamment dans ton dossier de candidature, dans les systèmes de gestion RH et sur d’autres systèmes informatiques (y compris les e-mails).
Pourquoi Odlo traite-t-il des données personnelles ?
Nous devons traiter tes données pour répondre à ta demande avant de conclure un contrat avec toi. Il peut également être nécessaire de traiter tes données pour conclure un contrat avec toi.
Dans certains cas, nous devons traiter tes données pour respecter nos obligations légales. Par exemple, il est obligatoire de vérifier l’éligibilité d’un candidat à travailler en Suisse ou dans l’Union européenne avant le début du contrat.
Odlo a un intérêt légitime à traiter des données personnelles lors du processus de recrutement et pour conserver des traces de ce processus. Traiter les données des candidats nous permet de gérer le recrutement, d’évaluer et de confirmer l’aptitude d’un·e candidat·e et de choisir à qui proposer un poste. Nous pouvons aussi être amenés à traiter ces données pour répondre à des réclamations ou défendre nos droits en cas de litige.
Odlo peut traiter des catégories particulières de données, comme des informations relatives à l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, la religion ou les convictions, afin de suivre les statistiques du recrutement. Nous pouvons également recueillir des informations sur le handicap pour adapter le processus de recrutement aux personnes concernées.
Nous traitons ces informations pour remplir nos obligations et exercer des droits spécifiques liés à l’emploi. Si ta candidature n’aboutit pas, Odlo pourra conserver tes données personnelles en vue d’opportunités d’emploi futures qui pourraient te correspondre. Nous te demanderons ton consentement avant de conserver tes données à cette fin et tu pourras retirer ton consentement à tout moment.
Qui a accès à tes données ?
Tes informations peuvent être partagées en interne dans le cadre du recrutement. Cela inclut :
les membres de l’équipe RH et recrutement, les personnes chargées des entretiens, les managers des services concernés et, si nécessaire, le personnel informatique pour l’exercice de leurs missions.
Nous ne partagerons pas tes données avec des tiers, sauf si ta candidature est retenue et qu’une offre d’emploi te soit faite. Dans ce cas, nous pourrons transmettre tes données à d’anciens employeurs pour obtenir des références, ou à des prestataires spécialisés pour effectuer des vérifications nécessaires.
Comment Odlo protège-t-il tes données ?
Nous prenons la sécurité de tes données très au sérieux. Nous appliquons des politiques et des contrôles internes pour éviter toute perte, destruction accidentelle, utilisation abusive ou divulgation, ainsi que tout accès non autorisé par des collaborateurs n’ayant pas besoin de ces informations pour accomplir leurs missions.
Combien de temps Odlo conserve-t-il tes données ?
Si ta candidature n’aboutit pas, nous conserverons tes données pendant 6 (six) mois après la fin du processus de recrutement concerné. Si tu acceptes que nous conservions tes données, elles seront gardées 6 (six) mois supplémentaires pour d’éventuelles opportunités futures. À l’issue de cette période, ou dès que tu retires ton consentement, tes données seront supprimées ou détruites. Lors de l’envoi de ton CV, il te sera demandé si tu acceptes que nous conservions tes coordonnées pendant 12 mois pour d’autres postes.
Si ta candidature est retenue, les données collectées pendant le recrutement seront transférées dans ton dossier RH (électronique et papier) et conservées pendant toute la durée de ton contrat. Les durées de conservation te seront précisées dans une nouvelle notice de confidentialité.
Tes droits
Conformément à la réglementation applicable sur la protection des données, tu disposes des droits suivants concernant tes données personnelles traitées par nos soins :
Droit d’accès
Droit de rectification
Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
Droit à la limitation du traitement
Droit à la portabilité des données
Droit d’opposition à nos traitements fondés sur notre intérêt légitime (Art. 6 al. 1 f RGPD) pour des raisons tenant à ta situation particulière.
Pour exercer ces droits, contacte Cécile Banz à human.resources@odlo.com
Si tu estimes que nous n’avons pas respecté tes droits, tu peux adresser une réclamation à notre délégué à la protection des données à dataprivacy@odlo.com
Que se passe-t-il si tu ne fournis pas tes données personnelles ?
Tu n’es soumis à aucune obligation légale ou contractuelle de fournir tes données à Odlo lors du recrutement. Cependant, sans ces informations, il se peut que nous ne puissions pas traiter ta candidature correctement, voire pas du tout.