Deze pagina is vertaald met behulp van AI en kan onnauwkeurigheden bevatten. Raadpleeg de originele Engelse versie voor volledig correcte informatie.
Gepubliceerd op 25.05.2018
Als onderdeel van elke sollicitatieprocedure verzamelen en gebruiken alle bedrijven van de Odlo-groep (hierna Odlo) gegevens om te voldoen aan de verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming.
Welke informatie verzamelen we?
Odlo verzamelt verschillende gegevens over jou. Dit omvat:
je naam, adres en contactgegevens, waaronder e-mailadres en telefoonnummer;
gegevens over je diploma’s, vaardigheden, ervaring en arbeidsverleden;
informatie over je huidige salarisniveau, inclusief eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden;
of je een beperking hebt waarvoor wij redelijke aanpassingen moeten treffen tijdens de sollicitatieprocedure.
Odlo kan deze informatie op verschillende manieren verzamelen. Bijvoorbeeld via sollicitatieformulieren, cv’s, identiteitsbewijzen (zoals paspoort), of tijdens gesprekken en andere vormen van beoordeling.
We kunnen ook persoonsgegevens over jou verzamelen van derden, zoals referenties van eerdere werkgevers. We vragen deze informatie pas op nadat je een aanbod hebt gekregen en informeren je hierover.
Gegevens worden op verschillende plaatsen opgeslagen, onder andere in je sollicitatiedossier, HR-systemen en andere IT-systemen (waaronder e-mail).
Waarom verwerkt Odlo persoonsgegevens?
We moeten gegevens verwerken om op jouw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een arbeidsovereenkomst. Mogelijk moeten we ook gegevens verwerken om een contract met jou te sluiten.
In sommige gevallen moeten we gegevens verwerken om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Zo is het bijvoorbeeld verplicht om te controleren of een succesvolle sollicitant mag werken in Zwitserland of de Europese Unie voordat het dienstverband begint.
Odlo heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van persoonsgegevens tijdens het sollicitatieproces en bij het bijhouden van de procedure. Door gegevens van sollicitanten te verwerken, kunnen we de sollicitatieprocedure beheren, beoordelen of een kandidaat geschikt is en besluiten aan wie we een baan aanbieden. Soms moeten we ook gegevens van sollicitanten verwerken om te kunnen reageren op of ons te verdedigen tegen juridische claims.
Odlo kan bijzondere categorieën van gegevens verwerken, zoals informatie over etnische afkomst, seksuele geaardheid of religie/overtuiging, om de sollicitatiestatistieken te monitoren. Ook kan informatie worden verzameld over eventuele beperkingen, zodat we redelijke aanpassingen kunnen treffen.
We verwerken deze gegevens om te voldoen aan verplichtingen en specifieke rechten in het kader van werkgelegenheid. Als je sollicitatie niet succesvol is, kan Odlo je persoonsgegevens bewaren voor toekomstige vacatures waarvoor je mogelijk geschikt bent. We vragen je toestemming voordat we je gegevens langer voor dit doel bewaren, en je kunt die toestemming altijd intrekken.
Wie heeft toegang tot gegevens?
Jouw gegevens kunnen intern worden gedeeld voor doeleinden van de sollicitatieprocedure. Dit betreft onder andere leden van het HR- en recruitmentteam, interviewers die betrokken zijn bij de procedure, managers van de afdeling met een vacature en IT-medewerkers als zij voor hun taak toegang tot de gegevens nodig hebben.
We delen je gegevens niet met derden, tenzij je sollicitatie succesvol is en we je een baan aanbieden. In dat geval delen we je gegevens met voormalige werkgevers voor referenties en met aanbieders van achtergrondonderzoeken voor de noodzakelijke checks.
Hoe beschermt Odlo gegevens?
We nemen de beveiliging van jouw gegevens serieus. We hebben interne beleidsmaatregelen en controles om ervoor te zorgen dat je gegevens niet verloren gaan, per ongeluk worden vernietigd, misbruikt of openbaar gemaakt, en alleen worden geraadpleegd door medewerkers die dit nodig hebben voor hun functie.
Hoe lang bewaart Odlo gegevens?
Als je sollicitatie niet succesvol is, bewaart de organisatie je gegevens tot 6 (zes) maanden na afloop van de relevante sollicitatieprocedure. Als je ermee akkoord gaat dat we je persoonsgegevens langer bewaren, houden we je gegevens nog eens 6 (zes) maanden extra in ons bestand voor eventuele toekomstige vacatures. Aan het einde van die periode, of zodra je je toestemming intrekt, worden je gegevens verwijderd of vernietigd. Wanneer je je cv instuurt, wordt je gevraagd of je toestemming geeft voor de volledige bewaartermijn van 12 maanden om voor andere functies in aanmerking te komen.
Als je sollicitatie wél succesvol is, worden de persoonsgegevens die tijdens het proces zijn verzameld overgezet naar je personeelsdossier (digitaal en op papier) en bewaard tijdens je dienstverband. Voor die bewaartermijnen ontvang je een nieuwe privacyverklaring.
Jouw rechten
In overeenstemming met de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens die wij verwerken:
Recht op inzage
Recht op rectificatie
Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”)
Recht op beperking van de verwerking
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), op gronden die verband houden met jouw specifieke situatie.
Wil je één van deze rechten uitoefenen, neem dan contact op met Cécile Banz via human.resources@odlo.com
Als je vindt dat de organisatie niet correct is omgegaan met je rechten op het gebied van gegevensbescherming, kun je een klacht indienen bij de functionaris gegevensbescherming via dataprivacy@odlo.com
Wat als je geen persoonsgegevens verstrekt?
Je bent niet wettelijk of contractueel verplicht om tijdens de sollicitatieprocedure gegevens aan Odlo te verstrekken. Maar als je de gevraagde informatie niet geeft, kunnen we je sollicitatie mogelijk niet goed of helemaal niet verwerken.