Denne siden ble oversatt ved hjelp av kunstig intelligens og kan inneholde unøyaktigheter. For korrekt og juridisk bindende informasjon, se den opprinnelige engelske versjonen.
Publisert 25.05.2018
Som en del av enhver rekrutteringsprosess samler alle selskaper i Odlo-gruppen (heretter Odlo) inn og bruker data for å oppfylle sine forpliktelser innen personvern.
Hvilken informasjon samler vi inn?
Odlo samler inn ulike typer informasjon om deg. Dette inkluderer:
navnet ditt, adresse og kontaktinformasjon, inkludert e-postadresse og telefonnummer;
detaljer om kvalifikasjoner, ferdigheter, erfaring og arbeidsbakgrunn;
informasjon om nåværende lønnsnivå, inkludert rettigheter til ytelser;
om du har en funksjonsnedsettelse som gjør at organisasjonen må tilrettelegge under rekrutteringsprosessen
Odlo kan samle inn denne informasjonen på ulike måter. For eksempel kan data være oppgitt i søknadsskjemaer, CV-er eller resymeer, hentes fra pass eller andre identifikasjonsdokumenter, eller samles inn gjennom intervjuer eller andre vurderingsformer.
Vi kan også hente personopplysninger om deg fra tredjeparter, for eksempel referanser fra tidligere arbeidsgivere. Vi vil kun innhente informasjon fra tredjeparter etter at du har fått et jobbtilbud, og vi vil informere deg når vi gjør dette.
Data vil bli lagret flere steder, inkludert i søknadsregisteret ditt, i HR-systemer og på andre IT-systemer (inkludert e-post).
Hvorfor behandler Odlo personopplysninger?
Vi må behandle data for å kunne ta steg på din forespørsel før en kontrakt inngås. Vi kan også trenge å behandle data for å inngå kontrakt med deg.
I noen tilfeller må vi behandle data for å sikre at vi overholder lovpålagte forpliktelser. For eksempel er det obligatorisk å kontrollere at en søkers rett til å arbeide i Sveits eller EU er gyldig før ansettelse.
Odlo har en berettiget interesse i å behandle personopplysninger under rekrutteringsprosessen og for å holde oversikt over prosessen. Behandling av data fra søkere gjør oss i stand til å administrere rekrutteringsprosessen, vurdere og bekrefte kandidatens egnethet for ansettelse og avgjøre hvem som får tilbud om jobb. Vi kan også ha behov for å behandle data fra søkere for å kunne svare på og forsvare oss mot juridiske krav.
Odlo kan behandle særlige kategorier av personopplysninger, som informasjon om etnisk bakgrunn, seksuell orientering eller religion/trosretning, for å overvåke rekrutteringsstatistikk. Vi kan også samle inn informasjon om hvorvidt søkere har funksjonsnedsettelser for å kunne tilrettelegge for disse.
Vi behandler slik informasjon for å kunne oppfylle våre plikter og utøve spesifikke rettigheter i tilknytning til ansettelse. Hvis søknaden din ikke fører fram, kan Odlo lagre dine personopplysninger i tilfelle det dukker opp nye jobbmuligheter som passer deg. Vi vil be om ditt samtykke før vi lagrer dataene dine for dette formålet i lengre tid, og du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt.
Hvem har tilgang til data?
Informasjonen din kan deles internt i forbindelse med rekrutteringsprosessen. Dette inkluderer medlemmer av HR- og rekrutteringsteamet, intervjuere som er involvert i prosessen, ledere i det aktuelle forretningsområdet der det er ledig stilling, og IT-personell dersom det er nødvendig for å utføre sine oppgaver.
Vi deler ikke dataene dine med tredjeparter, med mindre søknaden din fører til ansettelse og vi gir deg et jobbtilbud. Da vil vi dele dataene dine med tidligere arbeidsgivere for å hente referanser, og med leverandører av bakgrunnssjekk for å hente inn nødvendige opplysninger.
Hvordan beskytter Odlo data?
Vi tar sikkerheten rundt dine data på alvor. Vi har interne retningslinjer og kontrollrutiner for å sikre at dataene dine ikke går tapt, ødelegges ved et uhell, misbrukes eller blir kjent for uvedkommende, og at de bare er tilgjengelige for ansatte når det er nødvendig i forbindelse med deres oppgaver.
Hvor lenge lagrer Odlo data?
Dersom du ikke får jobben du har søkt på, lagrer vi dataene dine i 6 (seks) måneder etter avsluttet rekrutteringsprosess. Dersom du gir samtykke til at vi kan lagre dine personopplysninger videre, lagrer vi dem i ytterligere 6 (seks) måneder for vurdering til fremtidige stillinger. Etter denne perioden, eller når du trekker tilbake samtykket, blir dataene dine slettet eller destruert. Når du sender inn CV-en din, vil du bli spurt om du samtykker til at vi lagrer dataene dine i hele 12 måneder for å bli vurdert til andre stillinger.
Dersom du får jobben, vil personopplysninger som er samlet inn under rekrutteringsprosessen overføres til din personalmappe (elektronisk og papirbasert) og lagres gjennom ansettelsesforholdet. Du vil få informasjon om lagringstiden i en ny personvernerklæring.
Dine rettigheter
I tråd med gjeldende personvernregler har du følgende rettigheter knyttet til dine personopplysninger behandlet av oss:
Rett til innsyn
Rett til retting
Rett til sletting (“retten til å bli glemt”)
Rett til begrensning av behandling
Rett til dataportabilitet
Rett til å protestere mot vår behandling basert på berettigede interesser (Art. 6 nr. 1 bokstav f GDPR) på grunnlag av din spesielle situasjon.
Dersom du ønsker å bruke noen av disse rettighetene, ta kontakt med Cécile Banz på human.resources@odlo.com
Hvis du mener at vi ikke har overholdt dine personvernrettigheter, kan du klage til vårt personvernombud på dataprivacy@odlo.com
Hva om du ikke oppgir personopplysninger?
Du har ingen lovpålagt eller kontraktsmessig plikt til å oppgi personopplysninger til Odlo under rekrutteringsprosessen. Men hvis du ikke gir oss nødvendig informasjon, kan det hende vi ikke kan behandle søknaden din riktig – eller i det hele tatt.